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职位说明书

作者: admin 来源:未知 发布时间:2019-10-07

关键词: 职位介绍, ┊阅读:次┊

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  职位说明书(也称职务说明书岗位说明书)是通过职位描述的工作把直接的实践经验归纳总结上升为理论形式,使之成为指导性的管理文件。

  职位说明书是对企业岗位的任职条件、岗位目的、指挥关系、沟通关系、职责范围、负责程度和考核评价内容给予的定义性说明。

  主要包括两个部分:一是职位描述,主要对职位的工作内容进行概括,包括职位设置的目的、基本职责、组织图业绩标准、工作权限等内容;二是职位的任职资格要求,主要对任职人员的标准和规范进行概括,包括该职位的行为标准,胜任职位所需的知识、技能、能

  力、个性特征以及对人员的培训需求等内容。职位说明书的这两个部分并非简单的罗列,而是通过客观的内在逻辑形成一个完整的系统。

  职位说明书根据用途不同有各种不同的标准,通常使用的是内部管理用途的职位说明书,根据招聘市场的特点,提出了招聘用职位说明书的提法。内部管理用途的职位说明书的一般是下面的有机组成部分构成的:

  一、 职位名称。例如,拿人力资源部门的经理来说,以下简称HRM。职位名称应该写为经理。

  三、 任职人。要写上任职人的名字。并要有任职人签字的地方,以示有效性。

  四、 直接主管。HRM的直接主管应该写为分管副总经理。要提供直接主管签字的地方,以示有效性。

  五、 任职时间。任职时间也就是生效时间,一般也就是与劳动合同的时间一致。

  六、 任职条件。包括学历要求,工作经验要求,特殊技能等等。如HRM的特殊技能是指掌握现代人力资源管理运作模式,熟悉国内人力资源管理政策法规及人才市场动态等等。

  八、 沟通关系。一般分为外部与内部两个层面。如HRM的内部沟通有分管副总经理,部门经理与员工。外部沟通有上级主管部门,所在城市人事劳动部门,各主要媒体或招聘网站,各主要培训机构,应聘人员或同行,相关行业协会。

  九、 职位设置的目的。如HRM的职位目的为:根据公司战略发展需求,设计运用人力资源管理模式和相关激励政策,激发员工潜力,开发人才,实现人力资源开发在行业内具有市场领先者的目标。

  十一、 工作内容和职责。这是职位说明书重之又重的地方,所耗费的笔墨也最多。包括了职责范围与负责程度,衡量标准等。如HRM的职责包括这几方面:组织体系与制度;培训;人事考核绩效评估;招聘;薪酬激励政策;职位管理,部门管理与建设等等。

  十二、 能力要求与个性倾向与特征等。属于个性化的东西,应该算是职位的修正要求吧。

  十三、 职业生涯发展规划。包括职位关系与理论支持。职位关系又分为直接晋升的职位,相关转换的职位,升迁至此的职位。理论支持是指学习和培训所达到的相关要求。

  第一,它有助于实现组织优化。在编写职位说明书之前,有一个职位分析的过程,即对部门职责进行列举和归类,对工作流程、各职位间的职责分配进行分析和规划,从而最大限度地发挥组织效力。在此过程中,重点思考的是:人员配置是否冗余?职责是否相互重叠?部门职能是否细化到每个岗位上?是否忙闲不均?职责接口是否得当?工作流程是否顺畅而且简易?这就像我们实施ISO9000质量认证一样,拿到证书不是目的,目的是通过认证过程促使企业建立起完善的质量保证体系,把内部的运作流程理顺。

  第二,它使员工各司其责,上下目标一致。一份好的职位说明书可以使员工了解组织的目标、自己在组织中的作用、相应的责任和职权。特别是对于新员工,如果在他上岗之际就能拿到一份详尽的职位说明书,不仅能给他留下公司管理规范的印象,而且有助于他尽快了解工作的全貌,顺利进入角色,同时便于主管和下属共同拟定试用期的考核目标与考核方式。有了员工和主管共同签字的职位说明书,意味着双方对工作内容达成了共同的理解,意味着一种对工作目标和规范的承诺。

  第三,职位说明书是各部门制订绩效管理标准的依据之一。好的职位说明书,既要按照重要性的先后顺序,列明每项职责的主要内容,又要说明该职责是全责,还是部分责任,抑或是辅助支持性的工作;同时,也要列明相应的考核方法。考核指标可以是反映质量的,也可以是反映数量的。例如,在成本方面,可以用预算与实际之比、人工成本与销售额之比、单位成本等指标;在时限方面,可以用交货时间、投放市场时间、客户响应时间等指标;在数量方面,可以用利润率、产量、增长率、市场占有率、顾客保有率、新顾客数、新产品比例、投资回报率、每股收益等指标;在质量方面,可以用准确率(错误率,次品率)、预算差异、可靠性、客户满意度、员工满意度、员工流失率等指标。如果难以用上述标准,可以用概括性的词语,比如“遵照公司ISO9001的要求”。

  第四,职位说明书是进行职位评估从而确定职位级别的前提条件。职位评估的内容通常包括职责范围大小、工作复杂难易程度、劳动强度、劳动条件等要素。有了职位等级和薪酬调查结果,才便于确定每个职位的薪酬水平。

  第五,它是进行人员招聘、制定培训计划和个人发展计划的一种依据。一线经理提出用人申请,人事部门在发布招聘启事、甄选面试、确定培训内容、设计员工的职位升迁路线时,都离不开它。

  根据组织架构,进行岗位梳理和工作分析。组织架构是岗位设定的基础,制定招聘职位说明书,需要根据组织架构,对岗位进行梳理和分析;新增岗位需要确定其在组织架构中的位置和岗位设定的目的。可以采用问卷调查、岗位总结分析、员工记录、直接面谈等方法,明确招聘岗位目标;

  岗位职责就是工作说明,即该岗位应该做什么、怎样做、需要达到什么样工作标准。我们一般采取先由各部门负责人将岗位职责进行梳理后,填报在统一的模版中上报的方法,再经过组织相关部门进行反复考虑和论证后,确定最终的岗位职责描述;

  根据组织架构、工作分析和岗位职责,确定该岗位的所属部门、具体工作权限和管辖权限,直接负责的上下级关系和管辖人数等内容;确定岗位任职资格。根据该岗位胜任能力确定岗位任职资格,具体内容含:年龄工龄、资格证书、工作经验、技术技能、管理能力、学历学位、工作业绩等等必备的入职条件;

  初步框架出来后,人力资源部、品质部、用人部门就招聘JD进行细则讨论和补充,最后由人力资源部进行提炼总结后,填写进统一模版,报公司总经理进行审批后实施。

  随着公司的发展和情况变化,招聘JD使用过一段时间后,可能需要对一些内容进行调整。调整可以由业务部门提出调整申请、人力资源部进行调整或品质部督察过程发现问题发出整改单、人力资源部进行调整均可,调整按规定流程进行。

  1、基本信息:职位名称,部门,直接上级,所属下级,职责分析日期,编写日期等;

  一是仅重结果,不重过程。编写职位说明书的过程其实也是一种沟通方式。在编写职位说明书的过程中,主管和下属应充分沟通,双向交流,各自表达对部门职责的理解、对具体职位的看法和期望,以求得上下一致。这个过程本身,就是对业务的深入探讨。可惜的是,许多一线经理匆匆忙忙像应付作业似地草草写就,而未能借此机会与属下进行交流,在以后职位说明书的应用过程中,也就容易出现属下不理解、不利用、不执行的情况,使职位说明书变成了可有可无的摆设。

  二是“一个药方吃到底”。 以IT行业为例。在IT行业,变革是唯一的常数。组织结构的频繁调整,人事的变化,部门职能的变化,会相应地导致职位的工作内容发生变化。这时候,职位说明书如果不能适应这种变化及时修正,会很快过时。另一种情况是,在变化如此迅速的IT时代,有人疑惑:“我们还需要职位说明书吗?”在比较稳定的传统行业里,提这个问题有可能被奚落一番,但在IT行业却是非常普遍。许多在新兴的网络公司从事人力资源管理的同行们,常常发出这样的抱怨:“我们的组织结构图三周一变,办公室几乎全是新面孔,常常是职位说明书刚写完,职位就又调整了,整天忙着招人,根本没有时间也没有必要去写什么职位说明书”。这不禁使人对其中所蕴含的人力资源风险感到忧虑。在这个时候,更需要对职位进行分析、编写职位说明书,以减少由于人员迅速膨胀、组织经常变动所带来的风险,努力避免员工进出频繁、职责不清、角色冲突、无法考核、培训不力等混乱状况,降低人力成本。此时,职位说明书的格式应当简洁实用,突出重点,项目不应贪多;在描述职责时,尽量多用概括性、通用性的语言,以使职位说明书能有相对较长的稳定性。同时应加强上下沟通,避免出现上层人员热血澎湃、调整方向过快,而基层员工面对变化却无所适从、仍旧原地踏步的情况。即使在传统行业里,职位说明书一般地也需要每一到两年修改一次。

  三是人事部门大包大揽。编写职位说明书不仅仅是人事部门的事。人事部门的责任是提供一种格式和方法,培训一线经理如何编写并运用职位说明书,同时要对一线部门所撰写的职位说明书进行审核。一线经理是具体的编写者,所以要经常审视下属的工作内容是否变了,工作要求(衡量标准)、组织关系是否变了,如果有变化,应马上更新职位说明书。这也是其承担人事职能的一种体现。有的公司是人事部门代行其事,担任写手,这在一定程度上失去了编写职位说明书的本意。

  四是过于详细或过于简略。有的公司把职位等级、工作的复杂性、管理责任的大小评价也纳入其中,使得职位说明书过于复杂。我认为像这些属于职位评估的内容,是不应该写入职位说明书中的。职责内容写得很详实,别人理解起来会很容易,但会加大编写者的工作量,而且,一旦职责内容有了细微变化就要调整职位说明书,会加快职位说明书的更新速度。同样,如果写得过于简略,语焉不详,或者生僻的专业术语过多,会使人阅读理解困难。还有的公司所写的职位说明书,内容仅仅局限在工作职责方面,这是不够的。怎样才算详简得当?一句话,实用就行。

  五是对号入座,过分迁就现任职者。职位说明书仅描述职位本身所具有的特性,而与从事或即将从事此工作的具体人员无关。编写时不应掺杂着现有任职者的身影,尽管这很难做到。过分迁就目 前的任职者,会影响其客观公正性。当然,也不要矫枉过正,不顾现实条件,按照绝对理想的任职标准和考核标准来写,那会缺乏实用性。

  一、部门职责分解不充分、不完全(在下属职位中没有得到充分的分解,部分职责没有相关职位具体承担)

  1、对部门所有职位职责进行汇总合并,与部门职责对比,然后明确责任职位进行填充;

  2、对同一部门职责,不同层级的职位可能担负责任不一样,必须进行分级详细的描述;

  二、工作领域的划分不合理、不全面(某些职位从头到尾只有一个领域,某些职位一条职责对应一个领域)

  3、如本职位是负责部门工作领域中的单个领域,请根据具体的职责用合并属性同类项的方式进行领域划分。

  1、请统一按“动词+内容+目的”的方式进行规范、准确、全面地描述,做到无重复、无交叉,以利于体现职位价值和提取绩能衡量指标。

  2、 “应负的职责及目的”是指做哪一类的事,这个职位负什么样的责任,完成这项职责的目的是什么。

  五、学历与经验要求过高或过低(某些职位的学历与经验是写的编写者个人的学历与经验)

  1、要对基本素质与知识、技能做出明确规定,什么是基本素质,什么是知识,什么是技能;

  医院各岗位工作标准规范、岗位说明书规定员工应该做些什么、应该怎么做,宝宝内部三肖,什么岗位需要什么样的资历、职称等以及在什么样的情况下履行职责的总汇。岗位工作说明书最好是根据医院的具体情况进行制定,而且在编制时,要注重文字简单明了,并使用浅显易懂的文字填写;内容要越具体越好,避免形式化、书面化。另外,在实际工作当中,随着医院规模的不断扩大,岗位说明书在制定之后,还要在一定的时间内,有必要给予一定程度的修正和补充,以便与医院的实际发展状况保持同步。而且,岗位工作说明书的基本格式,也要因不同的情况而异。详见下面《医院岗位说明书》。

  肝炎一科(原一科)、肝炎二科(原五科)、肝炎四科(原八科)、中西医结合科(原六科)(以下以肝炎一科为代表)

  肝炎一科(原一科)、肝炎二科(原五科)、肝炎四科(原八科)、中西医结合科(原六科)(以下以肝炎一科为代表)

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